Aplikasi DMS atau Document Management System adalah aplikasi yang berguna untuk mengelola semua aset dokumen penting perusahaan secara digital. Menggunakan aplikasi DMS membuat perusahaan tidak perlu repot menyimpan berlembar-lembar kertas karena akses mudah secara digital.
Menggunakan aplikasi DMS jelas lebih menguntungkan dibanding mempertahankan cara manual yang boros waktu, biaya, dan tenaga itu. Mari kita kupas satu-satu segala hal yang berkaitan dengan aplikasi DMS.
Pengertian Aplikasi DMS
Pertama kamu harus tahu deskripsi istilah dari DMS. Document Management System atau disingkat DMS adalah sebutan dari aplikasi yang digunakan oleh perusahaan juga instansi pemerintahan untuk mengelola dokumen penting yang diperlukan dalam proses pekerjaan. Dokumen tersebut kemudian diarsipkan menggunakan teknologi digital sehingga meminimalisir dokumen hilang.
Kamu juga akan lebih mudah menemukan arsip dokumen karena terdapat fitur pencarian di dalam aplikasi tersebut serta mempersingkat permohonan dokumen yang menyita waktu. Kegiatan mengelola dokumen perusahaan dapat dilakukan lebih cepat dengan bantuan aplikasi.
Apa Pentingnya Aplikasi DMS untuk Perusahaan
Aplikasi DMS memiliki peran penting dalam pengelolaan dan organisasi dokumen dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Berperan sebagai alat pengelolaan dokumen yang dapat terintegrasi dengan aplikasi lain sehingga proses kerja semakin termudahkan.
Sekarang bayangkan saja saat kamu sedang terburu-buru akan rapat tapi dokumen yang kamu gunakan tiba-tiba hilang. Apa yang akan kamu lakukan Sob? Kejadian seperti ini cukup sering ditemui, maka dari itu Aplikasi DMS cukup membantu pengadaan file penting dengan cara menyimpannya melalui cloud dan kamu bisa memanggil file tersebut.
Secara keseluruhan, aplikasi DMS sangat penting untuk meningkatkan efisiensi operasional, memastikan keamanan informasi, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berbasis data dalam sebuah organisasi. Manfaat selengkapnya dari Aplikasi DMS bisa kamu cek dalam tulisan berikut ini ya Sobat.
Manfaat Aplikasi DMS yang Wajib Kamu Ketahui
Aplikasi DMS dapat memberikan berbagai manfaat bagi individu dan organisasi yang menggunakannya. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan aplikasi DMS.
1. Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan
Aplikasi DMS merupakan software yang digunakan untuk menyimpan file secara digital hal ini akan membantu kamu dalam mencari dokumen yang kamu butuhkan. Tidak perlu lagi pusing membuka map dengan kertas berlembar-lembar yang sangat memakan waktu itu.
2. Kolaborasi yang baik antar karyawan
Dengan dokumen yang disimpan secara digital, pengguna dapat mengakses file dari mana saja, kapan saja, selama mereka memiliki akses internet. Ini memudahkan kolaborasi antara tim atau departemen yang berbeda, bahkan jika mereka berada di lokasi yang berbeda.
3. File dokumen tersusun dengan rapi
Memiliki aplikasi DMS jelas akan mengurangi kebutuhan penyimpanan fisik, seperti lemari arsip dan ruangan penyimpanan yang bisa membebani biaya sewa atau pembelian properti. Kamu bisa menyimpan file dokumen dengan rapi melalui cloud sehingga bisa mengefisiensikan biaya pembelian properti.
4. Memberikan keamanan jaringan yang lebih terjaga
Aplikasi DMS menawarkan fitur keamanan seperti enkripsi, kontrol akses, dan audit, yang membantu melindungi dokumen dari akses tidak sah dan kehilangan data. Dibandingkan file fisik atau teknik manual yang berpotensi hilang dan rusak aplikasi DMS jauh lebih aman.
5. Mengurangi biaya pengelolaan dan perawatan
Penggunaan kertas akan berkurang pun kebutuhan akan gudang penyimpanan juga dapat diminimalisir. Dengan begitu organisasi dapat menghemat biaya secara signifikan. Tidak perlu lagi memboroskan uang untuk biaya perawatan dokumen atau pembelian properti.
6. Menjaga data dari keadaan tidak terduga
Beberapa kondisi terkadang tidak bisa kita prediksi seperti bencana alam atau kecelakaan. Melalui DMS kamu akan mendapatkan fitur backup dan pemulihan data. Nah fitur ini berguna untuk menjaga dokumen agar tetap utuh karena bencana alam atau kegagalan teknis.
Tak hanya menguntungkan perusahaan, aplikasi DMS juga memudahkan pekerjaan karyawannya. Jadi sudah saatnya perusahaan lebih efisien, efektif, dan produktif menggunakan aplikasi DMS. Nah, untuk mendapatkan aplikasinya kamu cukup menghubungi jasa pembuatan Aplikasi DMS yang MinTar rekomendasikan berikut ini.
Rekomendasi Aplikasi DMS Terbaik
Rekomendasi aplikasi DMS terbaik bisa kamu dapatkan dari jasa pembuatan aplikasi JMC IT Consultant. Memang apa yang bikin dia terbaik sih Min? Weits calm down sini MinTar jelasin apa saja keuntungannya.
Keuntungan Document Management System JMC
- Dapat dengan cepat dan mudah membuat dan mengarsipkan dokumen penting perusahaan.
- Permohonan dokumen dan distribusi dokumen dapat dilakukan dengan cepat dan realtime.
- Bisa menyimpan semua dokumen perusahaan dengan aman.
- Adanya fitur pencarian dokumen yang secepat google.
- Data file dokumen tidak akan hilang atau sulit dicari.
- Keamanan terjamin karena dokumen hanya dapat diakses oleh yang berhak.
- Dokumen dapat diakses secara bebas selama 24 jam.
- Histori perubahan dokumen terekam secara lengkap.
- Persetujuan tidak akan terlewat karena diproses secara digital dari mana pun dan kapan pun.
- Tanda tangan digital dapat ditambahkan secara gratis tanpa harus berlangganan dengan pihak ke-3.
- Mampu mengefisiensikan biaya karena mereduksi biaya cetak dokumen fisik.
- Menjaga lingkungan dengan Go Green dan Go Paperless.
Keunggulan aplikasi DMS di atas bisa kamu dapatkan dengan menghubungi JMC IT Consultant melalui chat Whatsapp berikut ini. Tim dari JMC akan membantu menemukan solusi dari permasalahan kamu saat itu juga. Tenang untuk harga mereka akan memberikan harga yang sesuai dengan kantong kamu. So, konsultasi GRATIS aja dulu Sobat.
