Document management berguna untuk mengefisiensikan proses pengelolaan dokumen perusahaan yang menumpuk dan sulit ditemukan. Sistem ini penting untuk Anda sebagai pengusaha yang harus menangani tumpukan dokumen setiap hari.
Tanpa sistem management yang tepat, dokumen Anda bisa tercecer dan informasi penting bisa hilang. Inilah mengapa sistem manajemen dokumen (Document Management System atau DMS) menjadi solusi yang paling dibutuhkan.
Mau tahu lebih dalam soal Document Management? Mari kita temukan detail informasinya disertai bermanfaat untuk pengelolaan perusahaan berikut ini.
Pengertian Document Management
Pengelolaan dokumen (DMS) adalah proses pengelolaan dokumen secara elektronik yang berguna untuk menyimpan, mengatur, dan memantau dokumen digital. Perusahaan akan dapat mengelola dokumen dengan lebih baik dan aman. Sistem ini tidak hanya bermanfaat untuk menyimpan dokumen tetapi juga memungkinkan pencarian dokumen secara cepat.
Nah biar lebih jelas apa saja manfaat dari Document Management, di bawah ini ada 5 manfaat yang bisa Anda dapatkan dari aplikasi Document Management. Para pengusaha wajib tahu!
Manfaat Document Management
Manfaat Document Management salah satunya adalah efisiensi waktu ini berguna untuk mempersingkat proses pencarian dokumen. Mau tahu manfaat selengkapnya? Lanjutkan baca di bawah ini yuk Sobat.
- Efisiensi Waktu: Dengan DMS, Anda dapat menemukan dokumen dengan cepat tanpa harus mencari di tumpukan kertas yang menggunung.
- Keamanan Data: DMS menyediakan fitur keamanan yang melindungi dokumen dari akses yang tidak sah.
- Kolaborasi yang Lebih Baik: Memungkinkan beberapa pengguna untuk mengakses dan mengedit dokumen secara bersamaan.
- Penghematan Ruang: Mengurangi kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik untuk dokumen kertas.
- Kepatuhan Regulasi: Membantu perusahaan mematuhi regulasi yang mengharuskan penyimpanan dokumen tertentu.
- Kemudahan Tanda Tangan: Membantu pimpinan saat tanda tangan secara digital sehingga tidak harus ttd kertas berlembar-lembar.
Manfaat dari Document Management bisa Anda dapatkan dengan membuat aplikasi yang menyediakan fitur-fitur terbaik untuk menjalankan sistem tersebut. Lantas apa saja fitur-fitur terbaik dari aplikasi ini yang harus ada di dalam aplikasi? Berikut penjelasannya.
Fitur Utama Document Management
Aplikasi Document Manajemen yang baik biasanya memiliki beberapa fitur utama, antara lain.
1. Penyimpanan Terpusat
Dokumen dapat disimpan dalam satu aplikasi yang terpusat sehingga memudahkan user untuk mengakses data yang dibutuhkan. Fitur penyimpanan terpusat menghindarkan dari dokumen tercecer dan menghindari potensi data hilang.
2. Pencarian Cepat
Fitur pencarian memungkinkan pengguna menemukan dokumen dengan cepat. Waktu yang dibutuhkan untuk mencari dokumen secara manual bisa berkurang dan dimanfaatkan untuk pekerjaan lain yang lebih penting.
3. Kontrol Versi
Fitur kontrol versi digunakan untuk melacak perubahan dan versi berbeda dari dokumen. Maksudnya Anda bisa memonitor perubahan data melalui aplikasi tanpa perlu repot membandingkan dua dokumen manual.
4. Keamanan Tingkat Tinggi
Data yang disimpan dalam aplikasi memiliki fitur proteksi dokumen dengan enkripsi dan kontrol akses. Dengan begitu dokumen bisa lebih aman dari ancaman pencurian data-data penting.
5. Integrasi
Fitur yang penting dan wajib ada adalah fitur integrasi. Aplikasi manajemen dokumen yang baik biasanya punya fitur integrasi dengan aplikasi bisnis lainnya seperti software akuntansi atau sistem ERP lainnya.
Oleh karena itu, jika Anda sedang mempertimbangkan untuk punya aplikasi ini pastikan fitur-fitur di atas ada ya Sob. Pastikan Anda sudah mengetahui tips membuat aplikasi dan tahu rekomendasi aplikasi manajemen dokumen terbaik untuk perusahaan.
Rekomendasi Aplikasi Document Management
Mungkin Anda masih mempertimbangkan apakah aplikasi ini penting diimplementasikan dalam perusahaan Anda. Jawabannya adalah sangat penting. Aplikasi ini adalah kunci untuk efisiensi dan keamanan dalam bisnis modern.
Tak perlu khawatir jika Anda masih mempertimbangkan Anda bisa KONSULTASI DISINI terlebih dahulu. JMC IT Consultant akan membantu menyediakan aplikasi manajemen dokumen untuk meningkatkan produktivitas perusahaan Anda.
Dengan JMC IT Consultant, Anda dapat mengelola dokumen dengan lebih baik. Berikut keunggulan dari aplikasi Document Management JMC.
Keunggulan Aplikasi Document Management by JMC
- Membuat dan mengarsipkan dokumen dengan cepat dan mudah.
- Menyimpan dokumen perusahaan dengan aman.
- Pencarian dokumen secepat google.
- Tidak ada lagi dokumen hilang atau sulit dicari.
- Dokumen hanya dapat diakses oleh user.
- Permohonan dokumen dan distribusi dokumen dapat secara realtime.
- Dokumen bisa diakses selama 24/7.
- Histori perubahan dokumen terekam secara lengkap.
- Tidak ada lagi persetujuan yang terlewat.
- Tanda tangan digital dapat dibubuhkan secara gratis.
- Mereduksi biaya cetak dokumen fisik.
- Mendukung Go Green Go Paperless.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai harga dan demo aplikasi Document Management Anda bisa menghubungi JMC IT Consultant.