Jmc.co.id – Daftar fitur penting pada aplikasi HRIS bukan sekadar daftar teknis. Bagi HRD dan manajer, ini adalah panduan perubahan yang akan terjadi di operasional SDM perusahaan.
Saat HRIS diterapkan, HRD sering kewalahan karena data harus lebih rapi dan approval wajib lewat sistem. Manajer juga kerap merasa approval lambat, padahal itu terjadi karena belum terbiasa dengan workflow otomatis.
Apa yang Perlu Dipahami Sebelum Memilih HRIS
Sebelum membahas fitur, penting memahami dulu kenapa HRIS dibutuhkan dan apa dampaknya di perusahaan.
HRIS (Human Resource Information System) adalah software yang menyatukan proses HR dalam satu ekosistem data terpusat. Dengan HRIS, perusahaan tidak lagi mengelola data karyawan di banyak spreadsheet berbeda, tidak menunggu rekap manual tiap akhir bulan, dan tidak kehilangan jejak approval di chat yang tercecer.
Banyak HRD merasa overwhelmed saat HRIS masuk, karena sistem baru menuntut data lebih bersih, format lebih rapi, dan proses approval lebih disiplin. Di sisi lain, manajer sering merasa approval di sistem jadi lebih lama, padahal itu terjadi karena adaptasi kebiasaan kerja baru—bukan karena sistemnya lambat.
Padahal, ketika HRIS sudah stabil dan semua level memakainya, manfaatnya langsung terasa:
- Memotong pekerjaan manual HR
- Membantu manajer approve lebih cepat berbasis data real-time
- Menghapus masalah perbedaan versi data
- Menyajikan laporan SDM yang siap audit kapan saja
HRIS bukan alat pengawas, melainkan alat operasional yang meringankan pekerjaan dan mempercepat keputusan. Setelah memahami konteks ini, barulah kita masuk ke bagian inti yang paling dicari: Daftar Fitur Penting pada Aplikasi HRIS—fitur yang benar-benar berpengaruh saat digunakan, bukan sekadar terlihat lengkap di brosur.
Baca Juga: Manfaat HRIS Perusahaan Kecil dan Sistem Cara Kerja HR dan Operasional
Fitur 1 — Employee Database & Struktur Organisasi
HRIS yang baik wajib punya employee database terpusat. Ini adalah jantung dari seluruh modul HR. Tanpa database yang matang, absensi, cuti, payroll, hingga reporting akan berjalan tidak akurat.
Banyak perusahaan menengah & UKM masih menyimpan data karyawan di banyak file dan spreadsheet berbeda. Saat HRIS masuk, pembersihan dan standarisasi data menjadi tantangan pertama. Maka, sistem harus bisa:
- Menerima data yang sudah diseragamkan
- Menyebarkannya otomatis ke semua modul
- Mendukung perubahan struktur organisasi tanpa input ulang
Di perusahaan besar, struktur berubah cepat karena ekspansi atau merger. HRIS harus fleksibel menangkap perubahan itu tanpa membebani HR untuk memasukkan data berulang kali.
Fitur 2 — Absensi, Shift, & Geolokasi
Modul absensi adalah yang paling sensitif, karena langsung mempengaruhi payroll. Sistem harus mampu mencatat:
- Jam masuk & keluar
- Status kehadiran
- Alasan ketidakhadiran
- Penandaan lokasi/cabang
- Geolokasi (untuk karyawan lapangan atau multi lokasi)
Fitur geolokasi membantu memastikan kehadiran tidak hanya berdasarkan waktu, tetapi juga titik kerja yang valid.
Selain itu, HRIS harus menyediakan:
- Template shift yang bisa disalin dan diulang
- Pengaturan shift berbeda per cabang
- Import data absensi bertahap jika device lama belum sinkron
JMC IT Consultant memperkuat modul ini lewat:
- Integrasi device absensi lama
- Jalur import bertahap yang stabil
- Aktivasi real-time attendance di cabang prioritas dulu, agar manajemen dan finance bisa melihat performa sistem sebelum payroll live sepenuhnya
Ini membuat fitur absensi lebih realistis karena sudah diuji saat digunakan, bukan hanya saat dibaca.
Fitur 3 — Approval & Workflow Otomatis
Approval adalah area yang paling sering menimbulkan resistensi budaya. Banyak manajer masih approve lewat chat atau lisan. Maka, HRIS wajib punya workflow approval yang:
- Mengalihkan approval ke sistem tanpa terasa mempersulit
- Mencatat jejak approval otomatis (timestamp, user, history)
- Menyediakan escalation jika approval tidak direspons
- Mengirim notifikasi otomatis sesuai role dan level
Indikator fitur yang wajib ada:
- Approval cuti
- Lembur
- Reimbursement
- Update data
- Komponen payroll tertentu
JMC membantu modul ini lewat:
- Visualisasi peta approval dulu sebelum aktivasi
- Penyesuaian SLA approval sesuai ritme internal kantor
- Integrasi dengan modul reporting & audit log
Fitur 4 — Payroll, Lembur, & Komponen Gaji
Payroll adalah modul paling kompleks karena membutuhkan aturan internal perusahaan yang matang. Banyak HR di UKM dan perusahaan menengah masih menghitung lembur manual dan finance menunggu rekap HR.
Fitur yang harus dimiliki sistem payroll HRIS:
- Perhitungan lembur otomatis sesuai kebijakan internal
- Template komponen gaji yang seragam
- Perhitungan pajak otomatis
- Integrasi BPJS/EPF/komponen lokal jika dibutuhkan
- Slip gaji bisa diunduh karyawan via ESS
- Sandbox payroll untuk uji aturan sebelum live
- Penguncian payroll cycle
- Export laporan payroll tanpa input manual ulang
JMC menerapkan pendekatan:
- Mapping aturan payroll dulu
- Aktivasi sandbox payroll sebelum live
- Support SLA cepat jika ada kendala
Fitur 5 — Employee Self Service (ESS) & Engagement Internal
ESS berdampak langsung pada engagement dan efisiensi internal. Tanpa ESS, karyawan akan terus bertanya lewat chat pribadi dan HR tetap kewalahan.
Indikator fitur ESS yang wajib tersedia:
- Cek sisa cuti
- Download slip gaji
- Ajukan lembur/cuti
- Cek status approval
- Update data dasar
- Dashboard administratif mandiri
Manfaat ESS per skala perusahaan:
- Perusahaan besar → compliance & engagement
- Perusahaan menengah → mengurangi pertanyaan manual
- UKM → mencegah HR burnout karena input ulang
JMC membantu deployment ESS secara:
- Bertahap
- Disertai narasi manfaat internal
- Dengan SLA support yang responsif
Fitur 6 — Reporting, Audit Log, & Keamanan Data
Modul reporting menjadi alat evaluasi efektivitas HRIS. Sistem wajib menyediakan:
- Template laporan siap pakai
- Filter per cabang
- Dashboard real-time untuk manajemen
- Audit log (siapa, kapan, apa yang diubah)
- Enkripsi data
- Role-based access control
- Export laporan cepat
JMC hadir di modul ini dengan:
- Audit log lengkap
- Data encryption
- Support SLA
- Fokus pada audit-readiness & compliance, bukan hanya visual dashboard
Baca Juga: Fungsi HRIS untuk HRD dan Manajer — Alur SDM oleh JMC IT Consultant
HRIS Efektif Dimulai dari Fitur yang Bekerja
HRIS yang tepat bukan diukur dari tampilannya, tetapi dari kemampuannya:
- Menyatukan database
- Menanam kebijakan internal
- Mengotomasi perhitungan
- Stabil saat deployed
- Siap diuji audit
Implementasi bersama JMC IT Consultant memastikan fitur berjalan sesuai ritme kantor, bukan memindahkan beban kerja ke HR atau manajer.
Transformasi SDM tidak harus terasa berat, jika sistem dibangun untuk memotong pekerjaan, bukan memindahkannya.
Kalau perusahaan kamu lagi menimbang HRIS atau mau mapping ulang sistem lama biar lebih sehat dan otomatis, JMC IT Consultant bisa bantu dari pondasi integrasi, workflow, sampai audit-readiness.
Saatnya kerja HR lebih ringan, approval lebih tertib, dan data SDM siap audit tanpa drama spreadsheet.
Sekarang saatnya memulai transformasi SDM yang mudah dan tanpa drama dengan HRIS JMC IT Consultant. Tanya apa benefit dan bagaimana HRIS membantu perusahaan Anda sekarang juga.
