Jmc.co.id – Perusahaan sering berharap HRIS bisa langsung menyelesaikan semua masalah, tapi realitanya tidak seinstan itu. Banyak HRD dan karyawan merasa frustrasi saat sistem baru masuk tapi cara kerja lama belum berubah. Tantangan dalam penerapan HRIS biasanya bukan soal teknologinya, tapi kebiasaan, kualitas data, koordinasi, dan kesiapan tim.
Jika tahapan tidak dirancang matang, proses digitalisasi malah terasa melelahkan. Artikel ini mengupas tantangan dalam penerapan HRIS dari sisi operasional, budaya kerja, dan komunikasi, lalu menunjukkan bagaimana pendekatan JMC IT Consultant membantu perusahaan melewati tantangan itu tanpa mengorbankan ritme kerja harian.
Mengapa Tantangan dalam Penerapan HRIS Terasa Berat
Tantangan dalam penerapan HRIS tidak jarang dimulai dari momen yang terlihat sederhana. Perusahaan merasa sudah siap karena sudah memilih vendor, sudah menyiapkan anggaran, dan sudah menetapkan jadwal go-live. HR merasa siap karena sudah mengikuti demo produk. Manajemen merasa siap karena sistem baru terlihat lengkap di presentasi.
Tetapi ketika sistem mulai dipakai, tantangan dalam penerapan HRIS terasa nyata karena kantor baru sadar bahwa database mereka selama ini tidak punya standar input. file karyawan tersimpan di folder berbeda, absensi direkap manual tanpa format seragam, komponen payroll diberi nama berbeda di tiap sheet. HR juga baru menyadari bahwa mereka tidak punya peta alur proses digital yang bisa dipindahkan ke sistem secara langsung.
Di UMKM, dalam penerapan HRIS terasa lebih cepat karena HR biasanya masih merangkap pekerjaan lain. Tidak ada tim IT khusus yang membantu integrasi, standar kode divisi atau jabatan, dokumentasi lembur yang bisa ditarik otomatis oleh sistem. Ketika sistem menolak data yang formatnya tidak sesuai, HR merasa seolah sistemnya yang mempersulit.
Tantangan dalam Penerapan HRIS dari Sudut yang Berbeda
Tantangan dalam penerapan HRIS di perusahaan multi lokasi sering muncul saat aturan lembur berbeda antar cabang. Di satu perusahaan ritel menengah, HR selalu menerima komplain karena jam lembur karyawan di cabang luar kota dihitung berbeda dengan cabang pusat.
Tantangan 1 — Data yang Tersebar dan Tidak Konsisten
Data di perusahaan yang belum terdigitalisasi sering tersimpan di banyak tempat. Ada data induk karyawan di Excel HR, data absensi di Excel operasional, dan data gaji di Excel finance. Ketika HRIS masuk, semua data ini harus bertemu di format yang sama. Tantangan dalam penerapan HRIS terasa karena standarisasi ini tidak bisa diambil alih mesin. Ini tetap membutuhkan manusia yang mengerti konteks data.
Jika nama karyawan di satu file ditulis lengkap, di file lain disingkat, sistem akan menganggapnya sebagai dua identitas berbeda. Jika tanggal di satu file memakai format DD/MM/YYYY dan file lain MM-DD-YYYY, sistem akan membaca keduanya sebagai bahasa berbeda. Tantangan dalam penerapan HRIS jadi seperti menyamakan bahasa internal sebelum semua orang bisa bicara lewat sistem yang sama.
Tantangan 2 — SOP Manual yang Tidak Pindah ke Sistem
Banyak kantor mengganti alat, tapi tidak mengganti SOP. HRIS seharusnya jadi rel pengajuan dan approval, tetapi pengajuan masih diterima di luar sistem. Approval tetap dilakukan lisan atau lewat chat.
Ketika data final tidak masuk ke sistem, HRIS hanya menjadi tempat penyimpanan, bukan mesin otomatisasi. dalam penerapan HRIS semakin besar karena kantor tidak memberi sistem ruang menjadi sumber keputusan utama.
Tantangan 3 — Resistensi karena HRIS Dipahami sebagai Alat Pengawasan
Karyawan sering merasa HRIS hadir untuk mengawasi, bukan membantu. Ini muncul ketika perusahaan tidak menjelaskan manfaat secara jernih. Narasi yang hanya menekankan kewajiban penggunaan membuat sistem terasa seperti paksaan, bukan solusi. Engagement turun, pertanyaan administratif tetap masuk ke HR lewat jalur manual, dan HR tetap menanggung pekerjaan yang sama seperti dulu.
Baca Juga: Alur Kerja HRIS dalam Perusahaan yang Perlu Diketahui
Tantangan 4 — HR Menjadi Tempat Penampung Komplain
HR sering dianggap pemilik HRIS. Padahal, modul absensi butuh validasi operasional. Modul payroll butuh perhitungan finance. Modul integrasi butuh IT. Ketika semua kebingungan diarahkan ke HR, HRIS jadi terasa seperti beban, bukan kolaborasi.
Tantangan 5 — Tidak Ada Owner Sistem Bersama
Tanpa owner bersama, setiap divisi merasa tugas mereka selesai setelah data diserahkan ke HR. Padahal, data tidak selesai ketika diserahkan. Data selesai ketika dipakai oleh sistem dan bisa ditarik otomatis untuk keputusan. dalam penerapan HRIS jadi terasa panjang karena tidak ada tim lintas divisi yang memegang kendali proses transformasi.
Solusi Praktis Mengurangi Tantangan dalam Penerapan HRIS
Tantangan dalam penerapan HRIS bisa ditekan ketika implementasi dimulai dari desain alur, bukan hanya instalasi software. Pendekatan bertahap membantu perusahaan menghindari shock adaptasi, Seperti:
- Standarisasi format data sejak awal membuat sistem bekerja lebih cepat.
- Menjadikan sistem sebagai rel approval utama membuat data terdokumentasi otomatis.
- Mengaktifkan Employee Self Service membuat pertanyaan administratif berhenti menumpuk di HR.
- Melibatkan finance dan IT di awal membantu integrasi berjalan tanpa bottleneck.
dalam penerapan HRIS juga berkurang ketika narasi internal dibangun dari manfaat. Karyawan lebih kooperatif ketika mereka paham sistem memudahkan mereka, bukan mempersulit mereka. HR bekerja lebih terarah ketika sistem membaca dari database yang sama dengan finance. Manajemen lebih cepat membuat keputusan ketika insight dashboard dipakai langsung, bukan diminta lewat laporan manual.
dalam penerapan HRIS tidak hilang sepenuhnya, tetapi berubah menjadi tantangan yang lebih ringan karena semua pihak mulai bekerja di rel yang sama. Sistem tidak lagi menjadi tempat pembuangan data. Sistem menjadi jalur yang menggerakkan proses.
Kenapa JMC IT Consultant Menghadirkan Perubahan yang Berbeda
Tantangan dalam penerapan HRIS bisa ditekan ketika implementasi dimulai dari desain alur, bukan hanya instalasi software. Pendekatan bertahap membantu perusahaan menghindari shock adaptasi. Standarisasi format data sejak awal membuat sistem bekerja lebih cepat. Menjadikan sistem sebagai rel approval utama membuat data terdokumentasi otomatis. Mengaktifkan Employee Self Service membuat pertanyaan administratif berhenti menumpuk di HR. Melibatkan finance dan IT di awal membantu integrasi berjalan tanpa bottleneck.
dalam penerapan HRIS juga berkurang ketika narasi internal dibangun dari manfaat. Karyawan lebih kooperatif ketika mereka paham sistem memudahkan mereka, bukan mempersulit mereka. HR bekerja lebih terarah ketika sistem membaca dari database yang sama dengan finance. Manajemen lebih cepat membuat keputusan ketika insight dashboard dipakai langsung, bukan diminta lewat laporan manual.
Sistem tidak lagi menjadi tempat pembuangan data. Sistem menjadi jalur yang menggerakkan proses.
Baca Juga: Siapakah yang Membutuhkan Aplikasi HRIS untuk Transformasi HR Modern
Mulai Menata HR Digital Tanpa Kewalahan
Tantangan dalam penerapan HRIS bukan tanda bahwa sistemnya buruk. Ini tanda bahwa perusahaan sedang memindahkan ritme lama ke ritme baru. Sistem hanya bisa otomatis jika manusia memberi data dan SOP ruang untuk berjalan di satu jalur. Ketika sistem sudah jadi rel utama, otomatisasi tidak lagi terasa seperti beban, tetapi terasa seperti kebiasaan baru yang menata kantor bekerja lebih stabil.
JMC IT Consultant membantu perusahaan menekan tantangan dalam penerapan HRIS lewat audit data, mapping aturan, integrasi device bertahap, dan pendampingan penggunaan harian. Perusahaan tidak hanya memasang sistem, tetapi memindahkan rel proses SDM agar semua pihak bekerja di jalur yang sama. Kunjungi web JMC IT Consultant untuk memulai diskusi kebutuhan HR digital yang benar-benar mengubah ritme kerja perusahaan.
