Jmc.co.id – Transformasi digital di area HR bukan lagi wacana, tapi kebutuhan operasional harian. Banyak perusahaan sudah mengadopsi sistem HRIS, namun tidak sedikit yang masih bingung soal pengelolaannya. Di titik ini, pertanyaan “siapakah yang bertanggung jawab mengelola HRIS” jadi krusial karena menyangkut kelancaran sistem, kualitas data, dan efektivitas proses bisnis.
Tanpa struktur tanggung jawab yang jelas, HRIS justru berpotensi jadi sistem mahal yang kurang optimal. Karena itu, pembahasan ini penting untuk melihat peran, kolaborasi, dan batas tanggung jawab secara realistis.
Memahami Konsep Tanggung Jawab dalam Pengelolaan HRIS
Sebelum membahas siapa pihak utama, perlu diluruskan dulu bahwa HRIS bukan sekadar software. Sistem ini menyatukan data karyawan, proses HR, kebijakan internal, dan kepentingan bisnis dalam satu ekosistem. Artinya, ketika membicarakan yang bertanggung jawab mengelola HRIS, konteksnya selalu lintas fungsi.
Pada praktiknya, pengelolaan HRIS mencakup konfigurasi sistem, validasi data, pemeliharaan keamanan, hingga pemanfaatan data untuk pengambilan keputusan. Selanjutnya, tanggung jawab ini tidak bisa dibebankan ke satu individu tanpa dukungan struktur yang jelas. Karena itu, perusahaan yang matang biasanya membagi peran secara strategis, bukan reaktif.
Di sisi lain, kejelasan tanggung jawab juga membantu mencegah konflik internal. Ketika terjadi error data atau sistem tidak optimal, tim langsung tahu siapa yang harus bergerak. Hasilnya, HRIS tetap berjalan stabil dan mendukung pertumbuhan bisnis.
Peran Tim HR sebagai Pengelola Utama HRIS
Dalam struktur organisasi modern, tim HR hampir selalu menjadi pihak yang bertanggung jawab mengelola HRIS secara fungsional. Hal ini terjadi karena HR memahami proses rekrutmen, payroll, absensi, performance management, dan administrasi karyawan secara end-to-end. Oleh karena itu, yang bertanggung jawab mengelola HRIS dari sisi operasional biasanya berada di bawah HR.
HR berperan memastikan data karyawan akurat, alur proses sesuai kebijakan internal, dan sistem digunakan secara konsisten. Selanjutnya, HR juga mengelola perubahan kebutuhan, misalnya penyesuaian struktur organisasi atau kebijakan cuti. Artinya, HRIS tidak sekadar aktif, tetapi relevan dengan kondisi perusahaan saat ini.
Namun, penting dicatat bahwa HR tidak bekerja sendirian. Di titik ini, HR lebih berperan sebagai owner proses, bukan pemilik teknis sistem. Karena itu, kolaborasi lintas tim menjadi kunci agar HRIS benar-benar memberi nilai bisnis.
Kontribusi Tim IT dalam Menjaga Stabilitas Sistem
Di sisi lain, peran tim IT sangat krusial dalam memastikan HRIS berjalan aman dan stabil. Walaupun HR menjadi pengguna utama, yang bertanggung jawab mengelola HRIS dari sisi teknis tetap membutuhkan dukungan IT. Tim ini mengelola integrasi sistem, keamanan data, serta koneksi dengan aplikasi lain seperti ERP atau finance system.
Pada praktiknya, IT menangani konfigurasi teknis, manajemen akses, dan pemantauan performa sistem. Ketika terjadi gangguan atau potensi risiko keamanan, IT bergerak lebih cepat karena memiliki kompetensi teknis yang relevan. Selanjutnya, IT juga membantu proses upgrade sistem agar tidak mengganggu operasional HR.
Karena itu, pembagian peran yang sehat antara HR dan IT membuat HRIS tidak hanya usable, tetapi juga sustainable. Tanpa dukungan IT, HRIS rawan stagnan dan sulit berkembang.
Peran HRIS Administrator sebagai Penghubung Operasional
Di banyak perusahaan, muncul peran khusus bernama HRIS Administrator. Posisi ini menjadi jembatan antara HR dan IT. Dalam konteks yang bertanggung jawab mengelola HRIS, HRIS Administrator sering memegang peran harian paling aktif.
HRIS Administrator mengelola konfigurasi user, memastikan data konsisten, serta membantu troubleshooting ringan. Selanjutnya, peran ini juga mengedukasi user internal agar penggunaan sistem lebih optimal. Artinya, HRIS tidak hanya dipakai, tetapi dipahami.
Namun, efektivitas HRIS Administrator sangat bergantung pada dukungan manajemen. Tanpa otoritas dan SOP yang jelas, peran ini mudah terjebak di tugas administratif tanpa dampak strategis. Karena itu, perusahaan perlu menetapkan ekspektasi peran sejak awal.
Tanggung Jawab Manajemen dan Leadership
Sering kali terlupakan, manajemen juga termasuk yang bertanggung jawab mengelola HRIS secara strategis. Walaupun tidak terlibat teknis, leadership menentukan arah penggunaan HRIS dalam konteks bisnis. Keputusan terkait anggaran, prioritas fitur, dan pemanfaatan data berada di level ini.
Manajemen memastikan HRIS selaras dengan strategi perusahaan. Selanjutnya, leadership juga mendorong budaya berbasis data melalui pemanfaatan dashboard dan report HRIS. Hasilnya, HRIS tidak hanya jadi alat administrasi, tetapi sumber insight.
Tanpa dukungan manajemen, HRIS cenderung berhenti di level operasional. Karena itu, keterlibatan leadership menjadi faktor pembeda antara HRIS yang aktif dan HRIS yang berdampak.
Baca Juga: 5 Alasan Mengapa Perusahaan Butuh HRIS
Kolaborasi Lintas Divisi sebagai Kunci Keberhasilan
Jika ditarik lebih luas, yang bertanggung jawab mengelola HRIS sebenarnya bukan satu pihak tunggal. HR, IT, HRIS Administrator, dan manajemen perlu berjalan searah. Selanjutnya, divisi lain juga berperan sebagai pengguna aktif yang memberikan feedback.
Kolaborasi ini menciptakan siklus perbaikan berkelanjutan. HR memahami kebutuhan bisnis, IT menjaga sistem, administrator mengelola operasional, dan manajemen memberi arah. Artinya, HRIS berkembang seiring perusahaan.
Di sisi lain, kolaborasi juga mencegah ketergantungan berlebihan pada satu individu. Ketika struktur sudah sehat, risiko operasional bisa ditekan.
Risiko Jika Tanggung Jawab HRIS Tidak Jelas
Jmc.co.id – Ketika tidak ada kejelasan tentang yang bertanggung jawab mengelola HRIS, risiko langsung muncul. Data menjadi tidak konsisten, user bingung, dan sistem jarang diperbarui. Selanjutnya, HRIS kehilangan kredibilitas di mata internal.
Dalam jangka panjang, kondisi ini memicu pemborosan biaya. Perusahaan sudah berinvestasi, tetapi nilai baliknya minim. Karena itu, penetapan tanggung jawab sejak awal menjadi langkah preventif yang sangat penting.
Menentukan Struktur Pengelolaan HRIS yang Ideal
Setiap perusahaan punya kebutuhan berbeda. Namun, struktur ideal biasanya menempatkan HR sebagai owner proses, IT sebagai owner teknis, HRIS Administrator sebagai pengelola harian, dan manajemen sebagai pengarah strategi. Dengan struktur ini, yang bertanggung jawab mengelola HRIS menjadi jelas tanpa tumpang tindih.
Pada praktiknya, struktur ini fleksibel dan bisa disesuaikan dengan skala perusahaan. Yang terpenting, semua pihak memahami perannya masing-masing dan saling mendukung.
Baca Juga: Manfaat HRIS dalam Pengambilan Keputusan HR
Peran JMC dalam Mendukung Pengelolaan HRIS yang Berkelanjutan
Pada akhirnya, pembahasan tentang yang bertanggung jawab mengelola HRIS selalu bermuara pada satu hal penting: sistem tidak boleh berjalan sendiri. HR, IT, administrator, dan manajemen memang memegang peran internal yang krusial. Namun, di banyak organisasi, dukungan partner teknologi berpengalaman menjadi faktor pembeda antara HRIS yang sekadar aktif dan HRIS yang benar-benar berdampak.
Di titik inilah JMC IT Consultant berperan. JMC membantu perusahaan merancang struktur pengelolaan HRIS yang jelas sejak awal, mulai dari penentuan peran, alur kerja, hingga standar pengelolaan data. Selanjutnya, JMC juga memastikan HRIS selaras dengan proses bisnis, bukan sekadar mengikuti fitur sistem. Artinya, tanggung jawab pengelolaan HRIS tidak lagi berjalan sporadis, tetapi terarah dan berkelanjutan.
Karena itu, ketika perusahaan ingin memastikan yang bertanggung jawab mengelola HRIS sudah berada di jalur yang tepat, kolaborasi dengan JMC menjadi langkah strategis. Bukan hanya untuk implementasi, tetapi juga untuk menjaga HRIS tetap relevan, aman, dan bernilai jangka panjang.
Meta Title
Meta Description
Slug URL
yang-bertanggung-jawab-mengelola-hris
