jmc – Digitalisasi HR mengenal HRIS manual vs HRIS cloud bagi banyak perusahaan di Indonesia, terutama ketika proses administrasi SDM mulai menyita waktu dan meningkatkan risiko kesalahan. Namun di lapangan, masih banyak bisnis yang mengandalkan sistem HRIS manual seperti Excel, Google Sheet, atau rekapan dari berbagai sumber yang tidak otomatis.
Pada saat yang sama, HRIS cloud semakin populer karena menawarkan proses kerja yang lebih cepat, transparan, dan terintegrasi. Melalui artikel ini kita akan membahas perbedaan keduanya secara detail diadaptasi dari kondisi real para HR di Indonesia.
Definisi HRIS Manual dan HRIS Cloud
Sebelum membandingkan lebih jauh, perusahaan perlu memahami bahwa HRIS manual dan HRIS cloud tidak hanya berbeda dari sisi “pakai software” dan “tidak pakai software”. Keduanya memiliki karakteristik, risiko, dan dampak operasional yang sangat berbeda terutama dalam cara data dikelola dan keputusan yang dibuat. Pemahaman ini penting agar perusahaan tidak salah memilih sistem yang nantinya justru membebani pekerjaan HR.
HRIS Manual sebagai Sistem yang Mengandalkan Input Manual
Dalam konteks perusahaan di Indonesia, HRIS manual merujuk pada proses administrasi SDM yang masih dilakukan secara terpisah, tidak otomatis, dan sangat bergantung pada input dari HR. Biasanya melibatkan beberapa perlengkapan seperti:
- Form kertas untuk absensi, izin, dan cuti
- Rekapan absensi fingerprint
- Pengajuan izin dan cuti melalui chat atau WhatsApp
- Payroll dihitung manual dari berbagai file rekap
- Data karyawan tersimpan di banyak folder atau dokumen
Proses ini tampak praktis di awal, namun semakin rumit ketika jumlah karyawan bertambah atau aturan ketenagakerjaan makin kompleks. Tidak ada integrasi, tidak ada otomatisasi, dan tidak ada data real-time yang bisa digunakan manajemen untuk mengambil keputusan secara cepat.
Setiap pembaruan data harus dimasukkan HR satu per satu. Akibatnya, risiko human error meningkat, waktu kerja HR banyak terbuang untuk administrasi, dan proses payroll rentan terlambat.
HRIS Cloud sebagai Sistem HR Modern yang Berbasis Online
Berbeda dengan HRIS manual, HRIS cloud adalah sistem HR berbasis web dan mobile yang bekerja secara otomatis dan terintegrasi dari awal hingga akhir. Semua proses SDM tersimpan dalam satu pusat data yang aman dan dapat diakses kapan saja.
Ciri utama HRIS cloud mencakup:
- Data yang selalu real-time
- Proses otomatis dari absensi, cuti/izin, lembur, payroll
- Penyimpanan data di cloud yang aman
- Akses dari laptop maupun smartphone
- Modul yang saling terhubung tanpa input ulang
- Log aktivitas yang tercatat untuk audit
- Penggunaan lebih cepat, minim risiko kesalahan
Dengan HRIS cloud, tim HR tidak lagi bekerja berulang-ulang di banyak dokumen. Sistem secara otomatis menghitung absensi, lembur, potongan, dan tunjangan sehingga HR cukup melakukan pengecekan dan finalisasi.
Baca Juga: Penyebab, Dampak Human error Payroll & Peran HRIS dalam Perusahaan
Perbedaan Utama HRIS Manual vs HRIS Cloud
Untuk memahami dampak nyata keduanya, berikut perbandingan mendalam yang sangat relevan dengan kondisi pekerjaan HR di Indonesia.
Sebelum masuk ke detail, penting diingat bahwa waktu HR adalah aset berharga. Jika mayoritas waktu habis untuk rekap dan input data, maka tugas strategis seperti talent management, peningkatan budaya kerja, hingga perencanaan SDM tidak sempat dilakukan.
Adapun perbedaan antara HRIS manual dan HRIS cloud dapat kita lihat di bawah ini.
HRIS Manual
- HR membutuhkan 2–5 hari untuk rekap absensi tiap akhir bulan.
- Payroll rawan telat karena prosesnya panjang dan harus dicek manual.
- Approval cuti/izin menunggu tanda tangan fisik, chat WhatsApp, atau screenshot sebagai bukti.
- Setiap koreksi harus diinput ulang secara manual dari banyak sumber data.
HRIS Cloud
- Data absensi real-time dan otomatis.
- Payroll cukup 1 klik, karena sistem sudah menarik data absensi, cuti, dan lembur secara terintegrasi.
- Approval cuti/izin bisa dilakukan atasan hanya dengan 1 tap di aplikasi mobile.
- Tidak ada lagi proses repetitif lalu HR hanya perlu memonitor, bukan menginput.
Akurasi Data
Banyak perusahaan tidak sadar bahwa kesalahan kecil dalam perhitungan payroll bisa menyebabkan kerugian finansial bulanan.
HRIS Manual
- Human error sangat tinggi dan salah ketik angka adalah masalah klasik.
- Rekapan dari banyak file dan banyak format membuat data tidak konsisten.
- Formula excel mudah rusak jika ada penambahan karyawan atau perubahan kolom.
- Sulit melakukan audit karena jejak datanya tidak rapi.
HRIS Cloud
- Sistem menghitung otomatis sesuai aturan perusahaan.
- Data sinkron di semua modul (absensi, cuti, lembur, payroll).
- Risiko human error turun drastis karena HR tidak menginput ulang data.
- Riwayat data tersimpan lengkap sehingga mudah ditelusuri untuk audit.
Integrasi Proses HR
Integrasi adalah kunci modernisasi HR. Tanpa integrasi, HR akan selalu bekerja lebih berat.
HRIS Manual
- Setiap proses berdiri sendiri dan butuh input ulang.
- Absensi tidak terhubung ke payroll, jadi HR harus melakukan konversi perhitungan manual.
- Status cuti/izin tidak ter-update otomatis, sehingga sering terjadi miskomunikasi.
- Data karyawan tersebar di banyak folder dan spreadsheet.
HRIS Cloud
- Semua modul terhubung otomatis.
- Data absensi langsung mempengaruhi payroll.
- Cuti/izin otomatis memperbarui saldo & laporan HR.
- Satu sumber data (single source of truth) untuk seluruh perusahaan.
Pengalaman Karyawan (Employee Experience)
Perusahaan kecil maupun besar kini mulai melirik sistem yang memudahkan karyawan mengakses informasi mereka sendiri.
HRIS Manual
- Karyawan harus bertanya ke HR untuk slip gaji, saldo cuti, atau riwayat absensi.
- Informasi sering terlambat karena HR harus mencari file tertentu.
- Komplain meningkat karena data tidak transparan.
HRIS Cloud
- Karyawan bisa cek absensi, ajukan cuti, dan download slip gaji sendiri via mobile app.
- Transparansi naik, konflik berkurang drastis.
- HR tidak perlu lagi menjawab ratusan pertanyaan repetitif setiap bulan.
Skalabilitas & Pertumbuhan Perusahaan
Saat jumlah karyawan meningkat, HRIS manual semakin tidak mungkin dipertahankan.
HRIS Manual
- File makin banyak, makin rumit, makin rawan rusak.
- HR harus menambah staf hanya untuk pekerjaan administratif.
- Sulit membuat laporan cepat ketika manajemen membutuhkannya.
HRIS Cloud
- Sistem mampu mengikuti pertumbuhan perusahaan tanpa menambah beban kerja HR.
- Penambahan karyawan hanya tinggal input 1 kali.
- Laporan otomatis bisa dihasilkan hanya dalam hitungan detik.
Baca Juga: Contoh Penggunaan Employee Self Service dalam Kehidupan HR Sehari-hari
Contoh Real di Perusahaan Indonesia
Sebelum masuk ke manfaat JMC IT Consultant, berikut contoh nyata perbedaan HRIS manual vs HRIS cloud dalam kehidupan kantor sehari-hari:
- Karyawan cuti → Ajukan dari aplikasi → Atasan menyetujui → HR tidak perlu input ulang
- Absensi → Teregister otomatis → Payroll sinkron dalam hitungan detik
- Slip gaji → Muncul otomatis setiap bulan tanpa HR mengirim satu per satu
- Data karyawan → Tersimpan aman, mudah dicari, dan selalu update
Semua proses ini hampir tidak mungkin dilakukan jika perusahaan masih menggunakan HRIS manual.
Mengapa Perusahaan Beralih ke HRIS Cloud dari JMC IT Consultant
Setelah memahami perbandingan HRIS manual vs HRIS cloud, perusahaan sering bertanya vendor mana yang paling tepat untuk kebutuhan mereka.
JMC IT Consultant adalah top tier perusahaan menjadi pilihan karena:
- Sistem bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan di Indonesia
- Tim implementasi mendampingi dari awal sampai sistem stabil
- Cloud server aman dan tersertifikasi
- Modul lengkap untuk perusahaan kecil hingga menengah
- Tampilan mudah dipahami HR maupun karyawan
Perusahaan tidak hanya membeli software, tetapi juga mendapatkan pendampingan, maintenance, dan sistem yang terus dikembangkan sesuai regulasi ketenagakerjaan Indonesia.
HR Perlu Bergerak Lebih Cepat dengan HRIS
Perbandingan HRIS manual vs HRIS cloud menunjukkan bahwa perusahaan yang memilih bertahan dengan sistem manual semakin sulit mengejar efisiensi dan akurasi. Sebaliknya, HRIS cloud memberi fondasi yang jauh lebih kuat untuk pertumbuhan bisnis.
Jika perusahaan ingin mulai digitalisasi HR tanpa ribet dan ingin didampingi oleh tim teknis yang paham kebutuhan SDM di Indonesia, JMC IT Consultant siap membantu.
Konsultasikan kebutuhan pembuatan aplikasi HRIS Anda dengan JMC tanpa komitmen apapun!
