Jmc.co.id – Banyak perusahaan di Indonesia mulai beralih ke sistem digital untuk mengelola SDM, tetapi tidak sedikit yang masih bingung membedakan HRIS dan HRMS. Dua istilah ini sering dianggap sama, padahal keduanya memiliki cakupan fungsi yang berbeda. Memahami perbedaan HRIS dan HRMS sangat penting agar perusahaan tidak salah memilih sistem dan tidak terjebak pada solusi yang terlalu sederhana atau justru terlalu kompleks.
Artikel ini membahas secara mendalam perbedaan HRIS dan HRMS, fitur yang membedakan keduanya, serta bagaimana perusahaan bisa memilih solusi yang paling tepat.
Apa Itu HRIS dan HRMS?
Sebelum masuk ke analisis teknis, perusahaan perlu memahami konteksnya terlebih dahulu. Banyak HR di Indonesia sebenarnya sudah memakai HRIS tanpa sadar—biasanya berupa sistem sederhana seperti absensi online, payroll otomatis, atau data karyawan digital. Namun HRMS bergerak lebih jauh karena menyatukan proses administratif dan manajemen SDM berbasis keahlian.
HRIS: Sistem Administrasi SDM yang Terfokus pada Data Operasional
HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola data administrasi karyawan. Fokus utamanya adalah efisiensi proses dan akurasi data.
Umumnya, HRIS mencakup sis:
- Manajemen data karyawan
- Absensi online
- Perhitungan lembur
- Manajemen cuti
- Payroll otomatis
- Slip gaji digital
- ESS (Employee Self Service)
HRIS membantu perusahaan memindahkan proses manual ke sistem otomatis. Karena itu, HRIS sangat cocok untuk bisnis kecil hingga menengah yang ingin mempercepat pekerjaan HR tanpa implementasi yang rumit.
HRMS: Sistem Manajemen SDM dengan Fokus pada Pengembangan Talenta
Berbeda dengan HRIS, HRMS (Human Resource Management System) memiliki lingkup yang lebih luas. Selain mencakup seluruh fungsi HRIS, HRMS juga menambahkan modul berbasis skill dan pengembangan SDM.
Beberapa fitur khas HRMS meliputi:
- Performance management
- Learning & development
- Succession planning
- Competency mapping
- KPI dan OKR tracking
- Talent acquisition lanjutan
Dari sini terlihat jelas perbedaan HRIS dan HRMS: HRIS memfokuskan diri pada data dan administrasi, sementara HRMS menyentuh aspek strategis manajemen talenta.
Baca Juga: HRIS Manual vs HRIS Cloud untuk Perusahaan di Indonesia
Perbedaan Utama HRIS dan HRMS: Analisis Berbasis Kebutuhan Perusahaan Indonesia
Perbedaan HRIS dan HRMS tidak hanya terletak pada istilahnya, tetapi juga pada cakupan fungsi, tujuan penggunaan, serta dampaknya terhadap operasional perusahaan. Banyak bisnis di Indonesia masih menggunakan keduanya secara bergantian, padahal HRIS dan HRMS memiliki struktur, kompleksitas, dan hasil akhir yang berbeda. HRIS umumnya mendukung kebutuhan administratif harian, sedangkan HRMS membantu perusahaan bergerak menuju pengelolaan talenta yang lebih strategis.
Untuk memahami mana yang paling sesuai, perusahaan perlu melihat perbedaan keduanya secara menyeluruh. Mulai dari ruang lingkup fungsi, kompleksitas implementasi, hingga bagaimana sistem tersebut memengaruhi pengambilan keputusan berbasis data.
1. Ruang Lingkup Fungsi Utama
Salah satu perbedaan paling terlihat adalah besaran cakupan fitur yang ditawarkan masing-masing sistem.
HRIS berfokus pada proses administratif harian, seperti:
- Absensi
- Payroll
- Cuti
- Lembur
- Penyimpanan data
Sementara HRMS membawa perusahaan menuju tahap strategic HR melalui fitur seperti:
- Penilaian kinerja
- Manajemen kompetensi
- Pengembangan karier
- Analitik SDM lanjutan
Karena itu, perusahaan perlu menilai apakah mereka membutuhkan sistem untuk administrasi atau ingin menin
2. Kompleksitas Implementasi
Perbedaan HRIS dan HRMS juga terlihat dari sisi implementasi.
HRIS jauh lebih cepat diterapkan karena modulnya lebih sederhana dan langsung menyatu dengan operasional harian.
Di sisi lain, HRMS membutuhkan proses yang lebih panjang, seperti:
- Analisis kompetensi
- Penyusunan KPI atau OKR
- Integrasi antar-departemen
- Pelatihan internal
Perusahaan kecil sering kali lebih cocok memakai HRIS karena implementasinya tidak memakan waktu panjang.
3. Perbedaan dari Sisi Pengambilan Keputusan
HRIS biasanya menyediakan laporan dasar seperti absensi bulanan, lembur, atau rekap gaji. Laporan ini membantu operasional berjalan lancar, tetapi tidak memberikan gambaran strategis.
Sebaliknya, HRMS memberikan insight mendalam seperti:
- Tren performa karyawan
- Proyeksi kebutuhan tenaga kerja
- Skill gap analysis
- Rekomendasi pengembangan talenta
Karena itu, perbedaan HRIS dan HRMS sangat terasa ketika perusahaan ingin menghubungkan data kinerja dengan keputusan jangka panjang.
Kapan Perusahaan Perlu HRIS dan Kapan Perlu HRMS?
Memilih salah satu bukan hanya soal teknologi, tetapi juga kesiapan organisasi dan prioritas bisnis. Banyak perusahaan di Indonesia memulai dengan HRIS untuk menyelesaikan persoalan administratif, lalu beralih ke HRMS ketika perusahaan tumbuh semakin besar dan membutuhkan sistem yang mampu mendorong keputusan strategis.
Gunakan HRIS jika:
- Perusahaan memiliki 10–300 karyawan
- HR kewalahan dengan proses manual
- Payroll sering terlambat karena rekap manual
- Absensi masih pakai banyak sumber data
- Data karyawan tersebar di banyak file
- Pengajuan cuti/izin masih melalui chat atau formulir terpisah
Pada tahap ini, perusahaan umumnya membutuhkan stabilitas, kecepatan, dan otomatisasi. Fokusnya adalah memperbaiki efisiensi kerja HR agar pekerjaan administratif tidak menghambat operasional.
Gunakan HRMS jika:
- Struktur organisasi sudah kompleks
- Penilaian kinerja belum terstandarisasi
- Retensi karyawan menurun
- Perusahaan ingin menyusun jalur karier dan pengembangan skill
- Ada kebutuhan integrasi antara KPI, kompetensi, dan data SDM lainnya
- Pengambilan keputusan membutuhkan insight berbasis data
Di kondisi ini, perusahaan tidak lagi hanya membutuhkan administrasi otomatis, tetapi juga analisis SDM yang lebih mendalam untuk mendukung pertumbuhan jangka panjang.
Dengan memahami perbedaan HRIS dan HRMS, perusahaan bisa menentukan tahap transformasi digital yang sesuai, tanpa membebani tim HR dengan sistem yang terlalu rumit atau tidak relevan.
Baca Juga: Absensi Online Berbasis GPS vs Absen Tradisional, Pilihan Terbaik untuk Tim Remote
Bagaimana HRIS Cloud JMC IT Consultant Menjawab Tantangan Perusahaan?
Tidak semua perusahaan memerlukan HRMS dengan modul yang kompleks. Faktanya, banyak bisnis kecil hingga menengah di Indonesia justru membutuhkan sistem yang stabil, hemat waktu, otomatis, dan mudah digunakan bukan sistem besar yang memerlukan waktu implementasi panjang.
HRIS cloud dari JMC IT Consultant dirancang khusus untuk menjawab kebutuhan tersebut, dengan fokus pada efektivitas, kemudahan, serta integrasi penuh antar-modul.
Beberapa keunggulannya meliputi:
- Absensi online berbasis GPS
- Payroll otomatis mengikuti aturan perusahaan
- Slip gaji digital yang langsung terdistribusi
- Rekap lembur dan cuti otomatis
- Employee Self Service (ESS) untuk cuti, izin, reimbursement, hingga jadwal kerja
- Dashboard real-time untuk monitoring kinerja operasional
- Keamanan data setara enterprise
Dengan fitur yang saling terhubung, HRIS cloud JMC membantu perusahaan menikmati manfaat digitalisasi tanpa pusing mengatur implementasi dengan cukup gunakan, dan seluruh proses berjalan otomatis.
Sistem ini memungkinkan HR menghemat waktu hingga puluhan jam per bulan, meningkatkan akurasi data, dan memberikan pengalaman kerja yang lebih profesional bagi karyawan.
HRIS dan HRMS Memiliki Fungsi Berbeda, Pilih Sesuai Tahap Bisnis Anda
Memahami perbedaan HRIS dan HRMS akan membantu perusahaan menentukan sistem yang paling tepat. HRIS cocok untuk proses administratif dan efisiensi operasional, sementara HRMS fokus pada pengembangan talenta dan keputusan strategis.
Perusahaan tidak perlu mengambil sistem yang terlalu kompleks bila belum siap. Yang terpenting adalah memastikan sistem HR mampu menjawab kebutuhan saat ini sekaligus mendukung pertumbuhan di masa depan.
Jika perusahaan Anda ingin beralih dari proses manual menuju sistem HR yang lebih cepat, aman, dan terintegrasi, HRIS cloud JMC IT Consultant adalah solusi yang tepat.
Kunjungi JMC untuk konsultasi pembuatan aplikasi,
dan jmc.blog untuk baca lebih banyak artikel dan solusi digital lain yang bisa bantu bisnismu tumbuh lebih cepat.
