JMC – Mengatur jadwal kerja shift selalu menjadi tantangan bagi banyak tim HR, terutama di perusahaan yang memiliki jam operasional panjang atau beroperasi 24 jam. Tantangan ini tidak hanya sekadar menyusun siapa bekerja kapan, tetapi juga memastikan setiap karyawan memiliki jadwal yang adil, sesuai regulasi, dan tidak mengganggu produktivitas. Ketika jadwal disusun manual, risiko kesalahan meningkat dan komunikasi menjadi lambat.
Inilah alasan mengapa banyak perusahaan mulai meninggalkan cara tradisional dan beralih ke sistem digital terpusat. Tanpa sistem yang membantu, mengatur jadwal kerja shift menjadi pekerjaan yang memakan waktu, penuh risiko error, dan sering memicu konflik internal.
Tantangan HR saat Mengatur Jadwal Shift di Perusahaan
HR sering kewalahan bukan karena tidak mampu, tetapi karena proses penyusunan jadwal masih bergantung pada data manual yang mudah berubah. Setiap divisi punya kebutuhan berbeda, sementara karyawan juga memiliki preferensi shift masing-masing. Kondisi ini membuat mengatur jadwal kerja shift terasa jauh lebih rumit daripada yang terlihat.
Salah satu penyebab terbesar kekacauan jadwal adalah informasi yang tidak terpusat. Ketika HR harus menggabungkan spreadsheet, chat, data cuti, dan absen sekaligus, risiko error jadi sangat tinggi. Selain itu, perubahan mendadak seperti izin mendadak atau karyawan yang tukar shift membuat beban administrasi semakin berat.
Kompleksitas Variasi Shift
Di perusahaan yang beroperasi lebih dari jam kerja normal, variasi shift sangat memengaruhi ritme operasional. HR perlu memastikan kesiapan staf tanpa melanggar aturan jam kerja.
Beberapa situasi umum yang sering bikin jadwal berantakan antara lain:
- Banyak pola shift berbeda seperti morning, middle, night, dan split.
- Karyawan mendadak izin, sehingga shift tiba-tiba kosong.
- HR harus menyesuaikan jadwal dengan beban kerja harian tiap divisi.
- Data cuti dan izin tidak tersinkron otomatis.
- Spreadsheet sering salah hitung jam kerja karena banyak revisi.
Ketidakakuratan Data Saat Penyusunan
Ketika HR masih mengatur jadwal kerja shift menggunakan spreadsheet, informasi seringkali tidak real-time. Misalnya, karyawan mengajukan izin tetapi belum tercatat, sehingga HR tidak sadar terjadi kekurangan staf pada shift tertentu. Dampaknya adalah jadwal yang tidak relevan dan operasional menjadi terganggu.
Kurangnya Transparansi dan Komunikasi
Jika jadwal hanya ditempel di papan pengumuman atau dikirim lewat grup chat, sering terjadi miskomunikasi. Karyawan bisa salah memahami shift yang diberikan, atau tidak menerima pembaruan ketika ada perubahan mendadak. Hal seperti ini menurunkan produktivitas dan meningkatkan risiko karyawan bolos atau terlambat.
Baca Juga: Masalah Komunikasi antara HR dan Karyawan dan Peran Sistem HRIS dalam Mengatasinya
Dampak Operasional jika Jadwal Shift Tidak Tersusun dengan Baik
Saat perusahaan kesulitan mengatur jadwal kerja shift, dampaknya tidak hanya dirasakan HR. Operasional ikut terganggu karena distribusi tenaga kerja jadi tidak seimbang. Divisi tertentu bisa kelebihan staf, sementara divisi lain kekurangan orang. Akhirnya, jam lembur meningkat dan biaya operasional ikut naik.
Dalam jangka panjang, ketidakrapian jadwal juga memunculkan tekanan psikologis pada karyawan. Mereka merasa tidak mendapatkan kepastian jadwal, terutama jika jadwal sering berubah tanpa pemberitahuan jelas. Ketika karyawan merasa tidak dihargai, tingkat turnover meningkat dan produktivitas menurun.
Beberapa dampak lain yang sering terjadi di lapangan:
- Karyawan datang tidak sesuai shift karena jadwal tidak tersampaikan seragam.
- Manager kesulitan menentukan alur kerja harian karena data tidak akurat.
- HR kehilangan banyak waktu untuk menjawab pertanyaan yang sama berulang.
- Konflik antar karyawan muncul akibat benturan shift atau persepsi ketidakadilan.
- Perusahaan sulit memantau lembur secara valid karena pencatatan tidak terstruktur.
Mengapa Sistem Digital Lebih Efektif untuk Penjadwalan Shift
Ketika HR mengandalkan cara manual, setiap perubahan menjadi pekerjaan tambahan. Sistem digital menawarkan jalur yang lebih efisien karena seluruh data terhubung otomatis dalam satu platform. HR hanya perlu mengatur parameter, dan sistem membantu menyesuaikan jadwal berdasarkan ketersediaan serta aturan kerja.
Dengan sistem digital, penyusunan jadwal tidak lagi bergantung pada satu orang. HR dapat mengatur jadwal kerja shift lebih cepat karena data absensi, cuti, izin, dan lembur sudah tersinkron. Ini mengurangi potensi benturan jadwal yang sering memicu konflik internal.
Berikut alasan mengapa sistem digital jauh lebih efektif:
- Data setiap karyawan tersaji real-time, termasuk cuti dan izin.
- Perubahan jadwal langsung mengirim notifikasi ke semua pihak.
- Sistem mencegah pelanggaran jam kerja dan batas lembur.
- Satu template shift bisa digunakan berulang untuk minggu berikutnya.
- HR tidak perlu lagi menyatukan banyak file spreadsheet.
Keunggulan HRIS JMC IT Consultant dalam Penjadwalan Shift
Sebelum sistem digital hadir, HR harus menggabungkan banyak data secara manual. Dengan HRIS JMC, proses tersebut berlangsung otomatis dan jauh lebih akurat. Sistem ini dirancang khusus untuk perusahaan di Indonesia yang memiliki pola kerja beragam, termasuk perusahaan dengan banyak cabang atau operasional 24 jam.
HRIS JMC mendukung HR untuk mengatur jadwal kerja shift dengan cepat karena data tersimpan dalam dashboard terpusat. HR dapat memantau siapa yang masuk shift pagi, siapa yang lembur, dan siapa yang bertukar shift, semua tanpa membuka banyak tab atau file.
Beberapa keunggulan HRIS JMC antara lain:
- Dashboard jadwal yang mudah dibaca dan bisa diatur per divisi atau cabang.
- Fitur tukar shift yang berjalan otomatis dengan persetujuan atasan.
- Integrasi langsung dengan absensi sehingga jam kerja tercatat akurat.
- Template jadwal yang bisa dipakai ulang untuk efisiensi.
- Sistem mengirim notifikasi real-time setiap ada perubahan.
- Laporan lembur, ketidakhadiran, dan jam kerja bisa diunduh kapan saja.
Baca Juga: Cara Mengelola Karyawan di Banyak Lokasi dengan Sistem HR Digital Terpusat
Tips Memaksimalkan Sistem HRIS agar Jadwal Shift Lebih Terkendali
Walaupun sistem digital sangat membantu, perusahaan tetap perlu menerapkan kebiasaan kerja tertentu agar hasilnya optimal. Banyak perusahaan gagal memanfaatkan HRIS secara maksimal karena tidak menyosialisasikan fitur penting kepada karyawan. Padahal, transparansi jadwal adalah inti dari penyusunan shift.
Untuk membantu HR lebih mudah mengatur jadwal kerja shift, perusahaan bisa menerapkan langkah berikut:
- Pastikan semua karyawan wajib melihat jadwal melalui aplikasi, bukan chat.
- Masukkan semua izin, cuti, dan lembur langsung ke sistem setiap hari.
- Gunakan fitur reminder agar karyawan tidak lupa shift.
- Terapkan aturan bahwa tukar shift harus melalui sistem, bukan chat pribadi.
- Cek laporan jam kerja mingguan untuk mencegah kelebihan lembur.
- Buat pola shift standar agar penyusunan jadwal lebih stabil.
Solusi Digital yang Bikin Penjadwalan Shift Lebih Terkendali
Mengatur jadwal kerja shift tidak akan pernah sederhana jika perusahaan masih mengandalkan cara manual. Namun dengan sistem digital, HR bisa menyusun jadwal lebih cepat, akurat, dan transparan. HRIS JMC tidak hanya membantu mengurangi beban administrasi, tetapi juga memperbaiki alur komunikasi antara HR, atasan, dan karyawan.
Jika perusahaan ingin membangun sistem shift yang stabil dan mudah dipantau, inilah waktu terbaik untuk beralih ke HRIS. Penjadwalan menjadi lebih rapi, karyawan merasa dihargai, dan operasional jauh lebih terkendali.
Untuk konsultasi pengembangan HRIS penjadwalan shift, kamu bisa langsung menghubungi JMC IT Consultant dan temukan solusi digital yang sesuai kebutuhan perusahaan.
