Jmc.co.id – Banyak proyek HRIS dimulai dengan optimisme tinggi. Sistem sudah dipilih, vendor sudah ditunjuk, dan timeline sudah disepakati. Namun, di tengah perjalanan, implementasi mulai melambat. Masalahnya, tantangan implementasi HRIS jarang muncul sebagai satu isu tunggal.
Tantangan ini hampir selalu saling berkaitan antara proses, data, peran, dan ekspektasi bisnis. Artinya, kegagalan implementasi HRIS bukan karena teknologi tidak mampu, melainkan karena organisasi belum sepenuhnya siap menjalani perubahan operasional. Di sinilah pentingnya membedah tantangan secara lebih spesifik dan kontekstual.
Mengapa Banyak Proyek HRIS Bermasalah di Fase Implementasi
Pada tahap awal, HRIS sering diposisikan sebagai solusi instan. Sistem diharapkan mampu merapikan proses HR yang selama ini berjalan manual, terfragmentasi, dan bergantung pada kebiasaan individu. Selanjutnya, HRIS dianggap sebagai alat yang bisa “membereskan” kekacauan operasional secara otomatis.
Di sisi lain, HRIS justru berfungsi sebagai cermin. Sistem memperlihatkan apakah proses HR sudah cukup jelas, apakah struktur data konsisten, dan apakah organisasi siap bekerja dengan standar yang sama. Karena itu, tantangan implementasi HRIS biasanya mulai terasa saat konfigurasi dan uji coba berjalan, bukan saat penandatanganan kontrak.
Dengan konteks ini, tantangan berikut bukan sekadar kendala teknis, melainkan refleksi kesiapan organisasi dalam mengelola perubahan berbasis sistem.
1. Proses HR yang Selama Ini Fleksibel Dipaksa Menjadi Terstruktur
Banyak perusahaan menjalankan HR dengan pendekatan situasional. Alur approval cuti bisa berbeda antar divisi, proses rekrutmen sering menyesuaikan urgensi, dan kebijakan tidak selalu terdokumentasi secara formal. Selama masih manual, fleksibilitas ini terasa membantu.
Namun, saat HRIS mulai diimplementasikan, pola kerja tersebut berubah menjadi tantangan implementasi HRIS yang paling mendasar. Sistem membutuhkan aturan yang konsisten agar otomatisasi berjalan stabil. Ketika proses belum distandarkan, diskusi internal justru berlarut untuk menentukan “versi resmi” dari cara kerja HR.
Pada praktiknya, implementasi sering tertunda bukan karena kendala teknis, tetapi karena organisasi baru menyadari bahwa proses HR belum pernah disepakati secara menyeluruh. HRIS terlihat kaku, padahal yang terjadi adalah proses lama belum siap diterjemahkan ke dalam struktur digital.
Jika kondisi ini dibiarkan, sistem hanya akan meniru ketidakteraturan lama dalam bentuk baru. Hasilnya, HRIS tidak pernah mencapai potensi efisiensi yang diharapkan.
Baca Juga: Berapa Lama Implementasi HRIS di Perusahaan? Ini Gambaran Waktu yang Realistis
2. Data HR Tidak Dirancang untuk Masuk ke Sistem Terpusat
Data HR jarang disiapkan dengan mindset sistem terpusat. Informasi karyawan tersebar di berbagai file, aplikasi, dan format. Selanjutnya, setiap unit sering menyimpan versinya sendiri tanpa standar yang jelas.
Ketika migrasi data dimulai, kondisi ini berubah menjadi tantangan implementasi HRIS yang krusial. Perbedaan tanggal masuk, struktur jabatan yang tidak seragam, hingga histori karyawan yang tidak lengkap memicu konflik di sistem baru. Di sisi lain, tekanan deadline membuat proses pembersihan data sering dilakukan secara terburu-buru.
Akibatnya, HRIS berjalan di atas fondasi data yang rapuh. Laporan menjadi tidak akurat, kepercayaan pengguna menurun, dan manajemen mulai meragukan nilai sistem. Tantangan data ini bukan persoalan teknis semata, melainkan isu tata kelola informasi HR yang selama ini diabaikan.
Tanpa strategi data yang matang, HRIS hanya akan mempercepat penyebaran kesalahan lama.
3. Ownership HRIS Tidak Pernah Didefinisikan Secara Tegas
HRIS menyentuh banyak fungsi sekaligus. HR mengelola proses, IT menjaga stabilitas sistem, dan manajemen mengharapkan insight strategis. Namun, dalam banyak proyek, tidak ada satu pihak yang benar-benar memegang kendali penuh.
Kondisi ini menciptakan tantangan implementasi HRIS yang sering luput dari perhatian. Ketika kebutuhan berubah atau keputusan perlu diambil, diskusi menjadi panjang karena tidak jelas siapa pemilik akhir sistem. HR fokus pada operasional harian, IT fokus pada keamanan dan integrasi, sementara manajemen menilai dari hasil.
Akibatnya, scope proyek melebar dan arah implementasi kehilangan konsistensi. Pada praktiknya, HRIS berjalan tanpa governance yang solid. Tantangan ini tidak terlihat di awal, tetapi dampaknya sangat terasa di fase lanjutan.
Tanpa kepemilikan yang jelas, HRIS sulit berkembang dari sekadar sistem administrasi menjadi fondasi pengambilan keputusan.
4. User Adoption Dianggap Masalah Belakangan
Banyak proyek HRIS menempatkan user adoption sebagai agenda penutup. Training dilakukan menjelang go-live, fokus pada cara klik dan input data. Di sisi lain, perubahan cara kerja jarang dikomunikasikan secara menyeluruh.
Kondisi ini menciptakan tantangan implementasi HRIS yang cukup serius. Sistem sudah aktif, tetapi digunakan sebatas kewajiban. Karyawan tetap mengandalkan cara lama karena merasa HRIS menambah langkah kerja.
Lalu yang terjadi resistensi bukan muncul karena penolakan, melainkan karena ketidaksiapan. Artinya, kegagalan adopsi bukan karena user “tidak mau berubah”, melainkan karena perubahan tidak dirancang dari awal. HRIS akhirnya hanya menjadi alat administratif, bukan enabler proses.
5. Ekspektasi Manajemen Terlalu Tinggi di Awal Proyek
Manajemen sering berharap HRIS langsung menghasilkan insight strategis. Dashboard dianggap bisa segera membantu pengambilan keputusan berbasis data. Namun, pada praktiknya, HRIS membutuhkan waktu untuk menstabilkan proses dan mengumpulkan data yang konsisten.
Ketika hasil belum terlihat, muncul tekanan untuk menambah fitur atau mengubah konfigurasi. Selanjutnya, kondisi ini menciptakan tantangan implementasi HRIS di tengah proyek. Tim terdorong melakukan penyesuaian tanpa fondasi yang kuat.
Ekspektasi yang tidak realistis sering membuat HRIS dinilai terlalu cepat. Sistem belum matang, tetapi sudah dituntut berfungsi sebagai alat strategis. Ketidakseimbangan ini memperbesar risiko kegagalan implementasi.
HRIS seharusnya dipahami sebagai perjalanan bertahap, bukan solusi instan.
6. Integrasi Sistem Dipikirkan Terlambat
HRIS jarang berdiri sendiri. Sistem ini perlu terhubung dengan payroll, finance, hingga aplikasi operasional lain. Namun, integrasi sering baru dibahas ketika konfigurasi HRIS hampir selesai.
Selanjutnya, perbedaan struktur data dan alur kerja memaksa penyesuaian ulang. Di sisi lain, timeline proyek ikut terdampak. Tantangan implementasi HRIS ini sering memperpanjang fase go-live tanpa disadari.
Integrasi yang direncanakan terlambat hampir selalu meningkatkan kompleksitas dan biaya. Padahal, banyak kendala bisa dihindari jika integrasi dipetakan sejak awal sebagai bagian dari arsitektur sistem.
Kenapa JMC IT Consultant Relevan untuk Tantangan Ini
JMC memandang tantangan implementasi HRIS sebagai isu kesiapan organisasi, bukan sekadar isu aplikasi. JMC melihat tantangan implementasi HRIS sebagai isu proses, data, dan peran, bukan sekadar isu aplikasi. Selanjutnya, struktur data dirancang agar konsisten dan dapat berkembang.
Selanjutnya, JMC membantu perusahaan memetakan proses HR yang realistis sebelum dikonversi ke sistem. Artinya, HRIS dibangun mengikuti cara kerja bisnis, bukan sebaliknya. Di sisi lain, pendampingan dilakukan agar tim internal memahami peran dan tanggung jawab pengelolaan HRIS.
Pendekatan ini membuat implementasi tidak berhenti di go-live, tetapi berlanjut ke fase optimalisasi.
Menempatkan Implementasi HRIS sebagai Proses Transformasi
Implementasi HRIS bukan proyek teknologi jangka pendek. Proses ini merupakan bagian dari transformasi cara kerja HR dan organisasi secara menyeluruh. Karena itu, tantangan implementasi HRIS perlu dikelola dengan sudut pandang strategis.
Jika HRIS ingin berfungsi sebagai fondasi pengambilan keputusan dan efisiensi operasional, kesiapan proses dan pendampingan menjadi kunci. Dalam konteks ini, diskusi bersama tim JMC IT Consultant dapat membantu di setiap perusahaan memetakan pendekatan implementasi yang lebih relevan dan berkelanjutan, tanpa mengorbankan stabilitas operasional.
