Pernah nggak kamu lagi buru-buru tanda tangan dokumen, tapi posisinya lagi di luar kota atau bahkan di luar negeri? Atau bos kamu tiba-tiba minta kirim surat resmi yang harus ditandatangani hari itu juga, padahal kamu kerja remote? Nah, di sinilah teknologi jadi penyelamat. Salah satu solusi yang makin populer adalah E-Sign. Tapi, sebenarnya E-Sign adalah apa sih? Gimana cara kerjanya, dan aman nggak kalau dipakai buat urusan penting?
Artikel ini bakal kupas tuntas soal E-Sign, dari pengertian, manfaat, hingga cara membuatnya. Dijamin setelah baca, kamu nggak akan bingung lagi dan justru pengen segera pakai teknologi ini buat mempercepat urusan bisnismu!
Apa Itu E-Sign?
Untuk memahami keseluruhan konsepnya, kita mulai dari definisinya dulu. E-Sign adalah istilah untuk Electronic Signature, yaitu sistem tanda tangan dalam format digital yang digunakan di dokumen elektronik.Bukan hanya sekadar tempelan gambar tanda tangan, E-Sign menggunakan teknologi kriptografi untuk memastikan dokumen tetap otentik, tidak diubah, dan memiliki kekuatan hukum.
Dengan menggunakan E-Sign, proses tanda tangan jadi jauh lebih praktis, nggak perlu cetak, tanda tangan manual, atau bolak-balik scan dan kirim dokumen. Efisien banget, kan?
Di Indonesia, tanda tangan elektronik sah secara hukum dan udah diatur dalam UU ITE (Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik) No 11 Tahun 2008, plus diperkuat dengan PP Nomor 71 Tahun 2019. Bila telah memenuhi ketentuan yang berlaku, tanda tangan elektronik dianggap sah secara hukum dan setara dengan tanda tangan manual.
Jadi, kamu nggak perlu khawatir soal legalitasnya.
Manfaat Penggunaan E-Sign
Setelah tahu bahwa E-Sign adalah solusi legal, sekarang kita lihat manfaat utamanya:
1. Hemat Waktu dan Tenaga
Tanda tangan yang biasanya bikin nunggu berhari-hari, sekarang bisa kelar dalam beberapa menit, bahkan detik aja.
2. Lebih Hemat Biaya
Kamu nggak usah repot keluar uang buat cetak dokumen, bayar kurir, atau ongkos kirim antar divisi lagi.
3. Ramah Lingkungan
Mengurangi penggunaan kertas adalah langkah nyata menuju lingkungan yang lebih ramah dan berkelanjutan.
4. Aman dan Terdeteksi
E-Sign pakai sistem autentikasi dan enkripsi. Jadi bisa ketahuan siapa yang tanda tangan dan kapan waktunya, karena semuanya terekam secara digital.
Jenis-Jenis Tanda Tangan Elektronik
Untuk memahami lebih dalam, mari kita pelajari berbagai tipe tanda tangan elektronik yang tersedia.
1. Tanda Tangan Elektronik Sederhana
Biasanya berupa gambar atau ketikan nama di dokumen. Kurang aman karena mudah disalahgunakan.
2. Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi
Sudah diverifikasi pihak ketiga atau otoritas seperti Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE). Inilah jenis tanda tangan elektronik yang paling kokoh dari segi legalitas dan sistem pengamanannya.
Cara Membuat E-Sign Secara Praktis
Nah, sekarang ke bagian yang paling ditunggu: gimana sih cara bikin tanda tangan elektronik?
1. Pakai Aplikasi atau Platform Khusus
Ada banyak platform penyedia layanan E-Sign, seperti DocuSign, Adobe Sign, PrivyID, dan lainnya.
Langkah-langkah umumnya:
- Buat akun
- Upload dokumen yang ingin ditandatangani
- Tentukan lokasi tanda tangan
- Kirim ke pihak yang harus tanda tangan
- Tandatangani secara digital
2. Gunakan Sertifikat Elektronik
Kalau kamu ingin tanda tangan yang legal dan kuat di mata hukum, gunakan sertifikat elektronik dari penyedia resmi seperti BSrE atau penyedia komersial yang sudah terdaftar.
3. Tandatangan di PDF Reader
Sebagai alternatif, kamu bisa juga menggunakan fitur tanda tangan di PDF reader seperti Adobe Acrobat, walau ini termasuk jenis sederhana.
Bisnis yang Cocok Pakai E-Sign
Supaya kamu makin paham konteks penggunaannya, berikut beberapa contoh penggunaan E-Sign di berbagai industri.
- HRD: Mulai dari kontrak kerja, penggajian, sampai surat keputusan bisa ditandatangani secara digital.
- Legal: Penandatanganan dokumen hukum dan kontrak
- Keuangan: Persetujuan anggaran, invoice, laporan keuangan
- Penjualan: Tanda tangan proposal, PO, MOU, dan lainnya
- Pemerintah: Dokumen resmi digital dan layanan publik
Tantangan dan Cara Mengatasinya
Tentu ada tantangan dalam adopsi teknologi baru. Beberapa yang sering ditemui adalah:
1. Kurangnya Edukasi
Banyak orang masih ragu karena belum paham konsep dan legalitas E-Sign. Solusinya adalah dengan edukasi lewat webinar, pelatihan internal, dan panduan praktis.
2. Ketergantungan Teknologi
Kalau platform-nya error atau tidak bisa diakses, bisa mengganggu proses kerja. Maka dari itu pilih layanan dengan uptime tinggi dan backup sistem yang andal.
3. Keamanan Data
Risiko kebocoran data bisa jadi ancaman besar. Jadi pastikan kamu menggunakan sistem tanda tangan yang menggunakan enkripsi dan autentikasi dua langkah.
Integrasi E-Sign ke Sistem Perusahaan
Kalau kamu ingin penggunaan E-Sign lebih maksimal, integrasikan langsung ke dalam sistem perusahaan kamu, misalnya:
- Sistem HRIS (untuk pengelolaan SDM)
- Sistem ERP
- Sistem pengarsipan digital
- Sistem approval dokumen
Untuk integrasi seperti ini, kamu bisa bekerja sama dengan penyedia jasa pembuatan sistem informasi dan jasa pembuatan software yang berpengalaman.
Bagaimana E-Sign Membantu Transformasi Digital?
E-Sign termasuk bagian penting dari perjalanan digitalisasi bisnis. Saat kamu mulai menggunakannya, itu artinya kamu sedang memperkuat pondasi untuk sistem kerja yang serba otomatis dan hemat kertas.
Apalagi kalau kamu padukan dengan website profesional, aplikasi mobile internal, dan sistem database dan reporting online. Transformasi digital bukan cuma soal teknologi, tapi juga soal kecepatan beradaptasi dan menciptakan ekosistem kerja yang fleksibel dan efisien.
Tips Memilih Layanan E-Sign
Sebelum kamu menggunakan E-Sign secara resmi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat memilih platform:
1. Legalitas
Pastikan platform yang digunakan sudah sesuai dengan peraturan pemerintah dan punya sertifikasi resmi.
2. Keamanan
Cari tahu apakah layanan tersebut menggunakan enkripsi, audit trail, dan autentikasi multi-faktor.
3. Kemudahan Integrasi
Kalau kamu pakai sistem internal, pastikan E-Sign yang dipilih bisa diintegrasikan.
4. Harga
Bandingkan harga dari beberapa penyedia dan sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Perusahaan yang Sukses Gunakan E-Sign
Banyak perusahaan besar dan startup di Indonesia yang sudah menggunakan tanda tangan elektronik sebagai standar kerja mereka.
Contohnya:
- Startup teknologi: Semua perjanjian kerja, legalitas, dan NDA dilakukan digital
- Konsultan hukum: Kontrak klien ditandatangani dari jarak jauh
- Perusahaan retail besar: Approval pengadaan barang dan dokumen transaksi dilakukan digital
Mereka membuktikan bahwa E-Sign adalah solusi nyata untuk mempercepat proses bisnis tanpa harus mengorbankan keamanan atau legalitas.
Solusi Lengkap Digitalisasi dan E-Sign JMC IT Consultant
Nah, kalau kamu sekarang mulai tertarik untuk menerapkan E-Sign secara profesional di bisnis kamu, kamu butuh partner teknologi yang bisa dipercaya dan ngerti betul kebutuhan bisnis.
JMC IT Consultant hadir sebagai penyedia jasa pembuatan website, jasa pembuatan sistem informasi, dan jasa pembuatan software terintegrasi. Tim mereka sudah berpengalaman membantu berbagai instansi pemerintahan, perusahaan swasta, hingga startup dalam membangun sistem digital yang efisien dan aman, termasuk sistem tanda tangan elektronik yang bisa diintegrasikan langsung ke workflow perusahaanmu.
Mau sistem approval digital dengan E-Sign? Atau kamu pengen semua dokumen kontrak bisa ditandatangani online tanpa ribet? JMC IT Consultant bisa bantu wujudkan itu.
Yuk, mulai langkah pertama dalam transformasi digital dengan menggunakan E-Sign yang aman, legal, dan efisien. Tim kami siap memberikan solusi terbaik untuk kebutuhan website, sistem informasi, dan aplikasi bisnis kamu.